Polityka antykorupcyjna
Postępujemy zgodnie z zasadami "Kodeksu postępowania Grupy Daicel", a w szczególności reguły:
„Nie będziemy podejmować działań, które mogą zostać omyłkowo uznane za korupcję, będziemy utrzymywać przejrzyste stosunki z agencjami rządowymi i ciałami politycznymi, zarówno w kraju, jak i za granicą”.
Przyjmowanie i wręczanie upominków
Wymagania wobec Partnerów biznesowych
Cele i Zakres
Niniejsza Polityka reguluje zasady przeciwdziałania Korupcji unikania Konfliktu interesów w Daicel Safety Systems Europe Sp. z o. o. (DSSE)
Przepisy niniejszej Polityki mają zastosowanie do wszystkich Pracowników DSSE, Klientów, Dostawców, Partnerów Biznesowych lub innych interesariuszy współpracujących z DSSE. Każdy Pracownik DSSE oraz Inna osoba, która powzięła wiedzę lub podejrzenie o wystąpieniu Korupcji jest zobowiązana dokonać Zgłoszenia.
Definicje
· Korupcja – jest szczególnym rodzajem nieprawidłowości. Oznacza proponowanie, wręczanie lub przyjmowanie, bezpośrednio lub pośrednio, korzyści majątkowej lub osobistej, które wypacza prawidłowe wykonywanie jakiegokolwiek obowiązku lub zachowanie wymagane od osoby otrzymującej nienależną korzyść lub jej obietnicę.
· Korzyść majątkowa – każde dobro zaspokajające określoną potrzebę, którego wartość da się wyrazić w pieniądzu. Może nią być przyrost majątku, także korzystne umowy, np. pożyczka udzielona na preferencyjnych warunkach, darowizna, cesja wierzytelności, zwolnienie z długu, wygranie przetargu.
· Korzyść osobista – świadczenie o charakterze niemajątkowym polepszające sytuację osoby, która je uzyskuje, np.: obietnica awansu, otrzymania pracy, przyznanie nagrody lub wyróżnienia niepieniężnego, ograniczenie obowiązków zawodowych, przyjęcie na praktykę, wysłanie na zagraniczne stypendium, wykreowanie korzystnego wizerunku w mediach, przyspieszenie wykonania operacji, itp.
· Nieprawidłowość - wystąpienie naruszenia lub nadużycia prawa, wynikającego z działania lub zaniechania działania, jak również naruszenie obowiązujących w DSSE procedur, w tym Kodeksu Etycznego.
Ogólne zasady
W DSSE nie toleruje się Korupcji lub działań mogących zostać uznane za Korupcję, w tym nawet omyłkowo. Kontakty z Pracownikami, Innymi osobami, Partnerami Biznesowymi i Klientami mają zawsze uczciwy charakter. DSSE zakłada równe traktowanie wszystkich interesariuszy.
Za przejawy Korupcji uznaje się w szczególności:
- oferowanie, obiecywanie, wręczanie lub przyjmowanie jakichkolwiek Korzyści majątkowych lub Korzyści osobistych, z zastrzeżeniem upominków nie mających na celu wywarcie wpływu na decyzje biznesowe i nieprzekraczających kwoty 200zł;
- czerpaniu jakichkolwiek Korzyści majątkowych lub Korzyści osobistych albo pomaganiu w osiąganiu ich Innym osobom. np. poprzez ujawnianie lub używanie informacji będących własnością DSSE lub tajemnicą przedsiębiorstwa DSSE, uzyskanych w związku piastowanym stanowiskiem lub wykonywaną pracą w DSSE;
- pośredniczenie w ww. działaniach;
- akceptowanie ww. działań lub nakłanianie do nich.
DSSE wymaga stosowania poniższych zasad w przypadku:
- utrzymania najwyższej staranności podczas wykonywania wszelkich działań w DSSE;
- nie wolno przyjmować ani oferować nienależnej korzyści majątkowej lub osobistej, która może być traktowana jako łapówka;
- nie wolno uzależniać pozytywnego załatwienia spraw od posiadanych wewnętrznych lub zewnętrznych wpływów, lub w zamian za przyjęcie nienależnej korzyści lub obietnicę jej otrzymania;
- zachowania ostrożności w sytuacji przyjęcia lub wręczenia upominku, szczególnie jeśli miałyby mieć wpływ na podejmowane decyzje;
- nie wolno oferować Pracownikom lub Innym osobom jakichkolwiek Korzyści majątkowych lub Korzyści osobistych, za wyjątkiem podarunków do 200zł;
- Kadra Zarządzająca wyższego szczebla aktywnie uczestniczy w realizacji i promowaniu zasad niniejszej Polityki;
Środki ostrożności
Zaleca się stosowanie poniższych środków ostrożności, mających na celu minimalizację ryzyka Korupcji oraz zapewnienie przejrzystości podejmowanych decyzji.
- planowane spotkania powinny mieć charakter oficjalny i być zgłoszone Przełożonemu;
- podczas spotkań należy zapewnić przejrzystość podejmowania decyzji, z którymi może wiązać się ryzyko Korupcji;
- podczas spotkań oraz w toku negocjacji z podmiotami zewnętrznymi powinno uczestniczyć co najmniej dwóch Pracowników DSSE;
- należy na bieżąco informować Przełożonego o statusie kontaktów i ustaleń, a także o statusie realizacji umów zawartych z podmiotami zewnętrznymi (w tym utrudnień w ich realizacji).
Przyjmowanie i wręczanie upominków
W sytuacjach związanych z przyjmowaniem lub wręczaniem upominków należy zachować szczególną ostrożność.
Upominki należy wręczać, a rozrywkę zapewniać wyłącznie w przypadku, gdy:
- są one właściwe zgodnie z powszechnie przyjętymi praktykami handlowymi i nie sprawiają wrażenia wywierania niewłaściwego wpływu na obdarowanego; oraz
- służą promowaniu relacji biznesowych lub marki czy usług DSSE.
Wręczanie i przyjmowanie upominków wymaga starannego rozpatrzenia danej sytuacji przez Pracownika i jego Przełożonego, przy czym w przypadku upominków których celem nie jest wywarcie wpływu na decyzje biznesowe i wartości nieprzekraczającej 200 zł, nie jest wymagana ww. konsultacja.
Zakazane jest przekazywanie, oferowanie i przyjmowanie wszelkich upominków (upominków sprawiających takie wrażenie), których celem jest wywieranie wpływu na decyzje biznesowe lub zdobycie niesprawiedliwej przewagi. W każdym przypadku, zakazane są następujące prezenty:
- pieniądze lub ich ekwiwalenty (np. bony upominkowe, udziały, akcje, itp.);
- prezenty naruszające obowiązujące przepisy lub wewnętrzne procedury DSSE;
- prezenty niestosowne, naruszające reputację DSSE lub dobre imię czy godność Pracownika / Innej osoby;
- prezenty oferowane w formie „coś za coś” – w zamian za który osoba obdarowana jest zobligowana do podjęcia jakichkolwiek działań w interesie obdarowującego;
- wręczanie prezentów dla przedstawicieli administracji rządowej lub samorządowej lub innych osób pełniących funkcje publiczne.
Wydatki związane z kupowaniem upominków muszą być przejrzyste i dokładnie rejestrowane w księgach i rejestrach. Upominki wręczane lub otrzymywane, których wartość przekracza wartość symboliczną 200zł, podlegają wpisaniu do rejestru prowadzonego przez Dział Administracji.
Konflikt interesów
Każdy Pracownik lub Inna osoba jest zobowiązany do unikania Konfliktu interesów.
W celu unikania Konfliktu interesów, DSSE podejmuje następujące działania:
- Występowanie potencjalnego Konfliktu interesów należy zweryfikować już na etapie nawiązywania relacji z Partnerami Biznesowymi i innymi interesariuszami, a także w procesie rekrutacji nowych pracowników.
- Pracownicy i Inne osoby nie mogą się angażować oraz pozostawać w stosunku pracy lub umowy cywilnej z przedsiębiorcami będącymi konkurentami, Klientami, dostawcami lub innymi Partnerami Biznesowymi DSSE. Przez zaangażowanie rozumie się posiadanie znaczących pakietów akcji lub udziałów w podmiotach wskazanych powyżej w ilości co najmniej 10% lub bycie wspólnikiem innej spółki prawa handlowego lub cywilnego bez względu na prawo do reprezentacji i prowadzenia spraw.
- Jeśli Pracownik lub Inna osoba znajdzie się w sytuacji Konfliktu interesów (w tym także potencjalnie) lub potencjalnego Konfliktu interesów, fakt ten musi zostać zgłoszony jego Przełożonemu. Wówczas Przełożony wspólnie ze Specjalista ds. Compliance przygotowują rozwiązanie tej sytuacji, mające na celu jednoznaczne rozwiązanie Konfliktu interesów.
DSSE informuje swoich Partnerów Biznesowych o zaistniałym lub potencjalnym Konflikcie interesów i oczekuje w tym zakresie wzajemności.
Nieujawnienie Konfliktu interesów skutkuje odpowiedzialnością Pracownika lub Innej Osoby.
Wymagania wobec Partnerów biznesowych
DSSE dokłada wszelkich starań, aby współpracować jedynie z takimi dostawcami i innymi Partnerami Biznesowymi, którzy prowadzą swoją działalność biznesową w sposób uczciwy i przejrzysty. Relacje z naszymi Partnerami Biznesowymi oparte są na obustronnym zaufaniu, szacunku oraz profesjonalizmie.
Wymagamy od wszystkich podmiotów, z którymi współpracujemy, by przestrzegały takich samych standardów uczciwości i etyki, jak te, których sami przestrzegamy - w szczególności w zakresie ryzyka Korupcji. Nieetyczne lub bezprawne działania tych podmiotów mogą zaszkodzić renomie DSSE i spowodować utratę dobrego imienia naszej firmy; takie działania są przez nas nieakceptowalne.
Naszych Partnerów Biznesowych (także potencjalnych) oceniamy pod kątem dochowania zasad uczciwości i etyki w biznesie, wyrażonych m.in. w niniejszym Kodeksie. W szczególności, ww. podmioty weryfikujemy w zakresie toczących się postępowań karnych lub administracyjnych związanych z działalności korupcyjną, a także czy nie zapadł w stosunku do Partnera Biznesowego, w tym w stosunku do członka organów zarządzających organów nadzorczych lub pracownika któregokolwiek z Partnerów Biznesowych, prawomocne wyrok w związku z Korupcją. Z Partnerami Biznesowymi (w tym potencjalnymi) realizujemy tylko takie przedsięwzięcia, których cele biznesowe są zgodne z obowiązującymi przepisami.
Pracownicy i Inne osoby stosują i jasno komunikują w kontaktach z Partnerami Biznesowymi i innymi interesariuszami obowiązujące w DSSE zasady braku tolerancji dla Korupcji, przyjmowania oraz wręczania upominków, a także zasady dotyczące Konfliktu interesów.
W umowach zawieranych z naszymi Partnerami Biznesowymi, których treść lub cele mogłyby, także potencjalnie, wywołać działania o charakterze korupcyjnym u jakichkolwiek osób zaangażowanych w ich realizację, niezależnie od woli, wiedzy lub winy stron tych umów, DSSE wymaga uwzględnienia klauzuli antykorupcyjnej o następującej treści:
„W wykonaniu niniejszej Umowy KONTRAHENT zgadza się w pełni przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów antykorupcyjnych, z uwzględnieniem przepisów przewidzianych jurysdykcją swojego kraju rejestracji i prawem polskim (jeśli są to różne kraje), oraz przestrzegać wytycznych polityki antykorupcyjnej DSSE zawartych w Kodeksie etycznego zachowania DSSE, dostępnym pod adresem: ………… . W przypadku, gdy KONTRAHENT naruszy jakiekolwiek postanowienie prawa antykorupcyjnego lub wytyczne polityki antykorupcyjnej zawarte w Kodeksie Etyki DSSE, takie naruszenie traktowane będzie jako rażące naruszenie niniejszej Umowy, co będzie uprawniało DSSE do podjęcia wszelkich działań przewidzianych Umową oraz obowiązującymi przepisami w celu usunięcia naruszenia, w tym także zmierzających do zakończenia stosunku umownego łączącego DSSE z KONTRAHENTEM, lub zgłoszenia powyższego naruszenia odpowiednim organom administracji publicznej.”
Zgłaszanie Nieprawidłowości
Zgodnie z przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. ustawa o sygnalistach) oraz dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, każda osoba związana z DSSE – w tym pracownik, były pracownik, kandydat do pracy, współpracownik, wykonawca, podwykonawca, dostawca, a także osoba pomagająca w zgłoszeniu – ma prawo zgłaszać informacje o naruszeniach prawa lub standardów etycznych.
Nieprawidłowości mogą dotyczyć m.in.:
-
korupcji i nadużyć finansowych,
-
łamania prawa pracy,
-
naruszenia przepisów ochrony środowiska, danych osobowych, zdrowia publicznego,
-
naruszenia zasad etyki, regulaminów wewnętrznych i innych przepisów prawa krajowego lub unijnego.
Zgłoszenia można dokonać również anonimowo. Każde zgłoszenie traktowane jest poufnie. DSSE zapewnia ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi.
Kanały zgłoszeń DSSE:
- pisemne: E-mail: compliance@dsse.daicel.com lub listownie na adres Administratora z dopiskiem Compliance
- ustne: Compliance Officer, Prezes Zarządu
Zakres zgłoszenia:
Zgłoszenie – w zależności od wiedzy zgłaszającego – powinno zawierać:
- datę i godzinę stwierdzenia oraz wystąpienia nieprawidłowości,
- opis sytuacji i możliwych naruszeń,
- dane (jeśli znane) osób uczestniczących w nieprawidłowości,
- ewentualne skutki zaistniałego zdarzenia,
- materiały dowodowe, jeśli są dostępne.
DSSE zapewnia pełną ochronę sygnalisty, który dokonuje zgłoszenia w dobrej wierze, niezależnie od tego, czy zgłoszenie okazało się zasadne.
Osoba zgłaszająca nie może być pociągnięta do odpowiedzialności za dokonanie zgłoszenia, o ile działała w dobrej wierze i miała uzasadnione podstawy, by sądzić, że doszło do naruszenia.
DSSE niezwłocznie podejmuje działania następcze w przypadku potwierdzenia nieprawidłowości oraz wdraża odpowiednie środki naprawcze zapobiegające ich powtórzeniu.
Sankcje
Naruszenie postanowień niniejszej Polityki stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych.
DSSE lub Przełożony może zdecydować o podjęciu w stosunku do osoby, która dopuściła się naruszenia, odpowiednich środków dyscyplinarnych lub innych działań przewidzianych w obowiązujących przepisach, w tym na drodze postępowania sądowego.
W zależności od okoliczności i charakteru naruszenia postanowień niniejszego Rozdziału, osoba naruszająca może zostać także pociągnięta do odpowiedzialności karnej.